Client Confidentiality and AI Ethics 

 

 

Version 2.0 | Octobre 2026

 

Ce cadre est réexaminé périodiquement afin de tenir compte des évolutions technologiques, des pratiques professionnelles et de la réglementation applicable.

 

Notre engagement

 

Chez Vortolo, la confiance est fondamentale pour tout travail de communication efficace.

 

Nos clients nous confient des informations professionnelles sensibles, des enjeux stratégiques, des préoccupations personnelles et parfois des situations relationnelles complexes. La protection de ces informations fait partie intégrante de notre responsabilité.

 

L'intelligence artificielle peut enrichir la préparation, remettre en question certaines hypothèses et ouvrir de nouvelles possibilités d'apprentissage. Mais son utilisation doit rester pertinente, transparente et proportionnée.

 

Notre principe est simple : la technologie doit renforcer le jugement humain, jamais remplacer la responsabilité professionnelle.

 

1. La confidentialité avant tout

 

Les informations partagées dans le cadre d'une mission Vortolo sont traitées de manière confidentielle et utilisées uniquement aux fins professionnelles convenues.

 

Les informations des clients ne sont pas communiquées à des tiers non concernés sans autorisation appropriée ou autre fondement juridique valable.

 

Les stratégies commerciales confidentielles, les documents non publiés et les données personnelles sensibles font l'objet d'une attention particulière.

 

Des accords de confidentialité peuvent être établis lorsque cela est nécessaire.

 

Aucun exemple issu d'une mission client n'est utilisé publiquement sans autorisation.

 

La confidentialité s'applique aussi bien aux méthodes de conseil traditionnelles qu'aux travaux réalisés avec l'assistance de l'intelligence artificielle.

 

2. Une utilisation transparente et responsable de l'IA

 

Vortolo peut utiliser l'intelligence artificielle pour accompagner la stratégie de communication, l'élaboration des messages, la préparation de présentations, la recherche et la simulation de conversations réalistes.

 

Lorsque l'IA joue un rôle significatif dans une mission, les clients sont informés de son objectif et de ses modalités d'utilisation.

 

Nous distinguons l'utilisation de l'IA pour la préparation professionnelle générale de son utilisation pour traiter des informations confidentielles appartenant aux clients.

 

Les informations sensibles des clients ne sont pas transmises à des services d'IA externes sans garanties appropriées et sans autorisation.

 

Les clients peuvent définir des restrictions particulières ou demander un accompagnement sans recours à l'IA.

 

3. Minimisation et protection des données

 

Nous appliquons un principe de minimisation des données : seules les informations nécessaires à la réalisation de la tâche sont utilisées.

 

Selon la sensibilité des documents et des informations concernés, les mesures de protection peuvent comprendre :

 

La suppression des noms, des éléments d'identification personnelle et des informations commercialement sensibles.

 

Le remplacement des informations identifiables par des situations fictives ou génériques.

 

La limitation de l'accès aux documents de travail concernés.

 

Le choix d'outils et de paramètres de confidentialité adaptés.

 

Le recours à un traitement local par intelligence artificielle lorsque cela est pertinent et techniquement possible.

 

L'anonymisation et la pseudonymisation ne sont pas considérées comme équivalentes. Toute information permettant encore d'identifier une personne ou une organisation reste soumise à des mesures de protection appropriées.

 

4. Outils d'IA et services tiers

 

Les plateformes d'intelligence artificielle présentent des différences importantes en matière de traitement des données, de durée de conservation, de sécurité et de garanties contractuelles.

 

Vortolo évalue les outils en fonction de leur utilisation prévue et de la sensibilité des informations concernées.

 

Nous prenons notamment en compte :

 

Les modalités de traitement et de stockage des informations.

 

La possibilité que les données transmises soient utilisées pour entraîner des modèles d'IA.

 

Les paramètres disponibles en matière de confidentialité et de conservation des données.

 

Les garanties contractuelles et les mesures de sécurité pertinentes.

 

L'existence éventuelle d'une solution présentant moins de risques ou ne nécessitant pas d'IA.

 

Aucune plateforme d'IA n'est considérée comme confidentielle ou sécurisée du seul fait qu'elle est largement utilisée.

 

5. Supervision humaine et responsabilité professionnelle

 

L'intelligence artificielle peut contribuer à l'analyse, à la préparation et aux répétitions, mais la responsabilité professionnelle demeure celle de Vortolo.

 

Les propositions générées par l'IA sont évaluées en matière d'exactitude, de pertinence, d'équité et d'adéquation avant d'être intégrées aux travaux destinés aux clients.

 

Nous ne considérons pas les évaluations générées par l'IA concernant des personnes, leurs intentions ou leurs relations professionnelles comme des faits établis.

 

Les recommandations finales reposent sur le jugement professionnel, le contexte du client et les échanges humains directs.

 

6. Simulations et jeux de rôle responsables

 

Des simulations assistées par l'intelligence artificielle peuvent être utilisées pour aider les clients à préparer des présentations, à répondre à des questions difficiles et à s'entraîner à des conversations professionnelles délicates.

 

Ces exercices visent à développer la préparation, l'adaptabilité et les compétences en communication.

 

Les réponses simulées sont considérées comme des scénarios d'entraînement, et non comme des prédictions du comportement de personnes réelles.

 

Les personnes réelles ne sont pas identifiées ou profilées sans nécessité.

 

Les situations sensibles sont traitées avec la discrétion appropriée.

 

Les participants sont informés lorsqu'ils interagissent avec une simulation reposant sur l'intelligence artificielle.

 

Les exercices assistés par l'IA complètent le coaching et les retours humains, sans les remplacer.

 

7. Enregistrements, transcriptions et documents de travail

 

Les séances de coaching, les entretiens et les simulations ne sont ni enregistrés ni transcrits sans fondement approprié et information préalable.

 

Lorsque des enregistrements ou des transcriptions sont nécessaires, leur finalité, les conditions d'accès et les modalités de conservation sont définies à l'avance.

 

Les documents des clients sont conservés uniquement pour des raisons professionnelles, contractuelles ou légales légitimes, et protégés par des mesures organisationnelles et techniques appropriées.

 

Les demandes de suppression sont traitées conformément aux obligations applicables et aux éventuelles exigences techniques ou légales de conservation.

 

8. Propriété intellectuelle et droits des clients

 

Les stratégies, documents confidentiels, informations exclusives et contenus professionnels originaux des clients restent soumis aux droits dont ceux-ci disposent déjà.

 

Vortolo ne réutilise pas sciemment des documents confidentiels appartenant à ses clients dans le cadre de missions sans rapport avec leur objet initial, et ne les utilise pas pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle propriétaires sans autorisation appropriée.

 

Les méthodes, cadres de travail et outils professionnels préexistants de Vortolo restent distincts des contenus appartenant aux clients, sauf accord contraire.

 

La propriété et les conditions d'utilisation des livrables spécifiques peuvent être précisées dans l'accord de mission.

 

9. Protection des données, RGPD et réglementation européenne sur l'IA

 

Vortolo s'efforce d'exercer ses activités conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données et d'intelligence artificielle, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les dispositions pertinentes du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act).

 

Cela implique notamment de prendre en compte la licéité des traitements, la transparence, la minimisation des données, la sécurité, les droits des personnes et les obligations spécifiques applicables à l'intelligence artificielle.

 

Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées conformément aux exigences légales applicables.

 

Les obligations réglementaires sont réexaminées à mesure que les services et les technologies évoluent.

 

10. Choix, consentement et solutions sans IA

 

Les clients restent informés et associés aux décisions concernant l'utilisation de l'intelligence artificielle dans le cadre de leur accompagnement.

 

Lorsque le consentement constitue la base juridique applicable, il peut être retiré conformément aux exigences légales pertinentes.

 

Les clients peuvent demander que leurs documents confidentiels ne soient pas traités par des services externes d'intelligence artificielle générative.

 

Des approches de coaching et de conseil sans recours à l'IA restent disponibles.

 

Toute utilisation envisagée d'informations sensibles en dehors du périmètre convenu fait l'objet d'un échange distinct.

 

11. Révision continue

 

L'utilisation responsable de l'intelligence artificielle constitue une responsabilité professionnelle permanente.

 

Vortolo réexamine périodiquement ses outils, ses mesures de protection et ses méthodes de travail, en tenant compte des évolutions réglementaires et technologiques ainsi que des retours de ses clients.

 

L'objectif n'est pas d'adopter chaque nouvelle technologie, mais de choisir celles qui apportent une véritable valeur aux clients.

 

Notre promesse

 

Jugement humain. Confidentialité des clients. Technologie responsable.

 

Vortolo associe une expertise confirmée du conseil en communication à des capacités d'intelligence artificielle soigneusement sélectionnées.

 

Nous pensons que la meilleure utilisation de l'IA ne consiste pas à automatiser la confiance, le jugement ou les relations humaines, mais à leur donner davantage de place.

 

Vos informations méritent d'être traitées avec soin. Vos décisions méritent une réflexion indépendante. Et la confiance que vous accordez à notre travail doit toujours passer avant la technologie utilisée pour l'accompagner.

 

Des questions sur la confidentialité ou l'utilisation de l'IA ?

 

Contactez Vortolo pour échanger sur vos exigences, demander un accord de confidentialité ou définir des mesures de protection spécifiques avant le début d'une mission.

 

​